יזמים ויזמות שעובדים איתי מכירים כבר את "האקסל של החיים" ובו בעצם אנחנו מנהלים את כל המספרים שקשורים למיזם שלנו - P&L, התחייבויות, כמה חמצן נותר לנו עד הגיוס הבא, בדיקות של המודל העסקי ועוד. משום מה, חלק גדול מהסטרטאפים שאני פוגשת לא מנהלים את הסיכונים באותה הדרך.
צורת העבודה המהירה והלפעמים כאוטית, לא משאירה למנהלים בדרך כלל מספיק זמן כדי לשרטט תרחישים אפשריים ודרכי התנהגות בכל מצב, או במילים אחרות - ניהול סיכונים.
בכל פרויקט שננהל בסטרטאפ שלנו ובטח שבניהול הכולל שלו, ניתקל בלא מעט סיכונים שיכולים למנוע מהפרויקט או מהחברה להגיע לכדי סיום מוצלח/יישום מוצלח ועמידה במטרות כפי שהוגדרו מראש.
היום גם יותר ויותר קרנות הון סיכון דורשות מהיזמים בפרוטפוליו לנסות ולצפות כמה שיותר סיכונים עתידיים לטווח הארוך והקצר, ולתת להם מענה מראש ובמקביל גם יש דרישה לבנות בחברה תהליך בקרה תמידי לבדיקת הסיכונים שהוגדרו בהתחלה ולאיתור סיכונים חדשים כדרך עבודה תמידית.
טבלת ניהול הסיכונים שלנו אמורה להיות חיה ומעודכנת כל הזמן כדי לצמצם כמה שיותר מצבים של חוסר וודאות. נכון, אף אחד מאתנו לא חזה את הסיכון שהביאה הקורונה המשוגעת הזו ומן הסתם לא חזינו אותה בשום פרויקט לאורך הדרך, אולם ברגע שפרצה הקורונה לחיינו, היו אמורים כל מנהלי הכספים, האופרציה, הפרויקטים והשיווק וכו' לעדכן במהירות את טבלת ניהול הסיכונים שלהם.
גם המיתון העולמי הנוכחי, המצב הפוליטי בישראל ומהפכת ה-Generative AI למשל, אמורים להופיע אצלכם ברשימת הסיכונים שצריכים לנהל כתוצאה מכל מצב.
ניהול הסיכונים יכול להיות ע"י התייחסות לכוחות כלל-איזוריים שמעבר למה שאנחנו יכולים להשפיע עליהם כמו שינויים גיאו-פוליטיים או סוציו-אקונומיים, או רגולציה שעוברת שינוי לדוגמא, והם יכולים להיות גם סיכונים שתלויים בהחלטות העסקיות שלנו כמו תלות בספק מסוים, התחייבות לבלעדיות ללקוח, עזיבת אנשי צוות שהם שחקני מפתח, חוסר בידע, חוסר בזמן, סכנה של חוסר דילוור, אי עמידה בזמנים ובהתחייבויות, סיכון בשביעות רצון נמוכה של הלקוח, והכי בעייתי - אי עמידה במטרות בפרק הזמן העומד לפנינו עד הגיוס הבא.
הרעיון הוא למנות את כל הסיכונים ואל מול הסיכונים, לציין מהי ההשפעה של כל סיכון ועל מי ומי בחברה יכול לתת מענה לכל תרחיש אפשרי של פתרון מצדנו.
איך לבנות כלי לניהול סיכונים (ובונוס בסוף הפוסט, טמפלט חינמי לשימוש)
1. הגדירו את הסיכון
אני אוהבת לחלק את הסיכונים לשניים - סיכונים ברמת המאקרו שהם בדרך כלל חיצוניים (כמו המצב הפוליטי, מהפכת הבינה המלאכותית, שינויים אצל מתחרים וכיוב') וסיכונים ברמת המיקרו שהם בדר"כ פנימיים (חוסר יכולת לדייק תהליכי Product-Market-Fit, עזיבת עובדים, חוסר עמידה בלו"ז, אי יכולת לגייס עוד הון בזמן וכיוב').
זה נשמע פשוט להגדיר את הסיכונים, אבל זה למעשה הצעד הכי קשה ומשמעותי. מומלץ להיפגש עם כל הממשקים בארגון שיש להם נגיעה לכל פרויקט ולנסות להבין מהם מה מבחינתם יכול לסכן את ההמשכו או עצם קיומו. יכול להיות שאנשי ה-QA יציינו שהם חייבים לפחות שבועיים לבדיקות, יכול להיות שתבינו שיש סיכון ממשי בדפים באתר שלא יעלו תוך שתי שניות כי אז תהיה עזיבה מאסיבית של האתר, יכול להיות שתבינו שרגולציית ה-GDPR יכולה לסכן את החדרת המוצר לשוק האירופאי, או שיש לכם במפעל סכנה לפגיעה בבטיחות העובדים, סכנה לאי עמידה בלוחות הזמנים בגלל משלוחים וכו'. בשלב זה, מומלץ לבדוק גם קייסטדי של פרויקטים דומים שהצליחו וחשוב מכך, של כאלה שנכשלו, כדי להבין מה הם לא לקחו בחשבון בזמן ולהכניס גם את מה שמצאתם לרשימת הסיכונים. באופן דומה, צריכה להיות גם הסתכלות על ניהול סיכונים לכלל הארגון.
2. הגדירו מה סטטוס הסיכון נכון לזמן פרסום טבלת ניהול הסיכונים
סטטוס הסיכון תמיד תלוי בנקודה בזמן בה אנחנו נמצאים - סיכון של רגולציה שנכנסת רק בתאריך מסוים ילווה תמיד את הפרויקט, אבל דרגת החומרה שלו תהיה בהתחלה ירוקה וככל שנתקרב לתאריך היעד, תהפוך לכתומה ואז לאדומה (סיכון ברמה הכי גבוהה). בודקי QA שמועסקים בהודו ולא יהיו זמינים בחגים - זה סיכון שיהפוך לחמור יותר ככל שנתקרב לאותם החגים וכן הלאה. קריטיות הסיכון של האיומים תצטרך כל הזמן להשתנות בהתאם לזמן שעובר. איום על הפרויקט שהיה רלוונטי לפני חודש יכול להיות מיותר עכשיו ואיום שלא היה קיים, פתאום יכול לצוץ להתחזק. חוסר הגעה להתאמה מושלמת לשוק (מצב שהמוצר שלנו הוא רק Nice to have ולא MUST) וכו'. קחו בחשבון ש זו טבלה "חיה" שאמורה להשתנות על ציר הזמן של ניהול כל פרויקט וברמת המייסדים, טבלה ועליה סיכונים בניהול ציר הזמן של כל החברה.
3. הגדירו את רמת הסיכון / קריטיות הסיכון (או ה-impact של הסיכון)
הגדירו את רמת הסיכון של כל גורם על סקאלה מ-1-5 עבור כל סיכון וסיכון (לכל סיכון יהיו 5 דרגות) וענו כאן על השאלה מה הכי יסכן את הפרויקט או את החברה יותר ומה פחות, עבור כל סיכון וסיכון. לדוגמא, אם הסיכון שלנו הוא עמידה בלוחות הזמנים של פרוייקט (ברמת הצוות או המחלקה) או עמידה בלו"ז עד לתאריך הגיוס הקרוב (ברמת ניהול כל החברה).
מישהו בחברה אמור להיות אחראי על ניהול הסיכונים ברמה הגבוהה ולהתריע בזמן לגבי מימוש קרוב של כל אחד מהם, אין לכל התהליך משמעות.
נציין את הקריטיות של כל סיכון באופן הבא:
4. הגדירו את הסתברות הסיכון (Likelihood)
גם כאן, חישוב הערכים יהיה מ-1-5 ויענה על השאלה - מהי הסבירות שהסיכון אכן יקרה בפועל? 5 יציין סבירות גבוהה מאוד למימוש (מעל ל-80%), 4 - סבירות גבוהה (בין 60-80%), 3 - סבירות סבירה (בין 40-60%), 2 - סבירות נמוכה (20-40%), 1 - סבירות שלא יתממש (1-20%).
5. חשבו את התוחלת של הסיכון (Metric) החישוב פשוט והוא למעשה ההכפלה של סעיפים 3+4 - קריטיות הסיכון כפול הסתברות הסיכון.
התוצאה תעזור לנו לתעדף את הסיכונים הגבוהים ביותר לעומת הנמוכים ותעזור לנו לתת פתרונות קודם לסיכונים הגדולים יותר.
קל מאוד לסמן באקסל צבעי רמזור ולסמן סיכום גבוה באדום.
שימו לב, גם כאן, עדכון של ההסתברות וקריטיות הסיכון על ציר הזמן, ישנה גם כאן את הסדר של האיום המסוכם ביותר בכל זמן נתון.
6. מניעת הסיכון (Threshold)
זה החלק היצירתי ביותר שאמור להסתמך על הניסיון שלכם כיזמים ויזמות מוכשרים. כאן, מדובר בצעדים מניעתיים שאם נעשה אותם בזמן, רמת הסיכון בפרויקט תרד.
זה קצת טריקי מאחר וכמעט כל סעיף של מניעה עולה כסף ולא תמיד ברור אם כדאי להוציא אותו עוד לפני שקורה משהו, אז שימו לב. תפקידכם לעדכן את כל המעורבים בעלויות המניעה או/ו עלויות הטיפול בבעיה במידה והסיכון אכן יתקיים.
ממליצה לציין בטבלה גם מהו המחיר - או של ההימנעות מהסיכון או מחיר פתרון הבעיה שהסיכון יוצר. אולי תופתעו לגלות שמעדיפים בארגון שלכם לחיות עם הסיכון ולא לנסות ולמנוע אותו במחיר שהצגתם. צעדי מניעה לדוגמא יכולים להיות להיות ביצוע POC מול לקוח מוביל לפני מכירה, בקרה של X (מישהו מהחברה/ יועץ חיצוני) על צוות הפיתוח או ה-QA אחת לשבוע, הוצאה לבדיקות נוספות חיצוניות ע"י חב' אאוטסורסינג כדי לחסוך זמן, חבירה ללובי לקידום חוק מסויים, מחקר בנצ'מארק של התמודדות המתחרים בפרויקט עם סיכונים דומים ועוד.
7. עלות
כחיזוק והמשך לסעיף הקודם ממליצה להוסיף עמודה שתעזור לנו להבין כמה הסיכון באמת מאיים (אם הוא ממש מאיים, העלות תהיה זניחה והפוך). זו גם העמודה שתראה תמיד לכולם למה לא מנענו את הסיכון או מה המשמעות של מניעת הסיכון או פתרון הבעיה שנוצרה שלא פתרנו בזמן בצורה מחושבת ולא היסטרית.
8. תוכנית לביצוע (Action Plan)
כתבו לגבי כל תרחיש מהו הלו"ז הצפוי למניעת הסיכון, פירוט לגבי הדרך בה עושים את זה ובאחריות מי לבצע. התכנית הזו אמורה להיכנס לגאנט החברה במידת הצורך גם ל-Road Map הכללי שלה.
9. צודקת, אנחנו מיד מכניסים לאקסל שלנו את ניהול הסיכונים. אבל איך אפשר להציג את כל זה בדרך האופטימלית?
אם אתם לא רוצים ורוצות להכניס את כל הנתונים לטבלת אקסל, אפשר להיעזר בתוכנה שתעזור לכם בחישובים, ובמקרה כזה, אני ממליצה בחום להיעזר ב-Logic Manager שמאפשרים הצגה אינטואיטיבית באמצעות דשבורד מעולה של כל הסיכונים ודרכי המניעה או/ו פתרון הבעיות בזמן אמת. הם גם מאפשרים לכם לראות מה עשו חברות הדומות לכם במצבי סיכון דומים, וזה מבחינתי הדיל ברייקר - גם כלי טוב להצגה וגם כלי מעולה לבנצ'מארק? הביאו לי מיד! אם אתם מעדיפים את ההצגה הקלאסית באמצעות מצגת - כאן יש גם טמפלט מעולה למצגת לניהול סיכונים.
10. למיטבי לכת - ככה מציגים ניהול סיכונים המקצוענים
אם כבר יש לכם אקסל לניהול סיכונים ואתם רוצים לעלות כיתה, אני ממליצה לעבוד עם המדריך לניהול הסיכונים של NASA, הגרפים כאן למשל לקוחים משם ותוכלו למצוא שם גם עוד כמה מטריקות נחמדות לחישוב השלכות של כל שלב ולהעמיק בפתרון הבעיות. אם יש לכם נגיעה לתחום הספציפי הנוגע לניהול סיכוני בטיחות וסכנה לחיי אדם, אני בטוחה שתמצאו כאן עוד כמה רעיונות טובים ועמוקים יותר לניהול הסיכונים בספציפיים בתחום שלכם.
לסיכום, כולנו יודעים שעל פי הנתונים, 90% מהסטרטאפים נכשלים ורק 50% מהסטארט-אפים יצליחו לעבור את שנת העסקים החמישית שלהם. אבל, למרות שהסטטיסטיקות האלה קצת מבאסות, צריכים לזכור שגם הקמת עסק "רגיל" תמיד הייתה מאמץ קשה ומסוכן שהסתיים בסגירתו לפני תום השנה השנייה.
למרות שזה נראה שהאג'נדה בסטאטאפ משתנה בכל יום עשרים פעם הומציאות מכתיבה את הקצת, תזכרו שהצלחת הסטארט-אפ שלכם תלויה בשורה של סיכונים מחושבים שתצטרכו לקחת ותמיד יש אופציה אחרת בבחירה וגם סיכונים שאתם בזמן אמת תוך כדי תנועה לא תמיד מודעים ומודעות אליהם. לכן, לא כדאי לזלזל במתודלוגיה מסודרת שמנסה לצפות את איזורי החולשה של החברה בכל נקודה בזמן ועבודה בסגנון כזה גם תתן לכם שקט ניהולי ושליטה טובה יותר בכאוס המתמשך סביבנו.
קראתם את הכל ועדיין לא בטוחים איך בונים תרחישים וניהול סיכונים ספציפי לחברה שלכם ושלכן?
מוזמנים ומוזמנות ליצור איתי קשר כאן ולקבוע פגישה!
